פרק - 3 נתונים רלבנטיים לדוח המס 2025 : הוצאות עודפות, מדרגות מס תקרות ונקודות זיכוי, הלוואות לצדדים קשורים, תרומות, חובת ניהול כפולה, שמירת מסמכים 106 )ג( תמצית כללים לניהול ארכיב דיגיטלי - נספח ז' להוראות ניהול פנקסים: 64 • הארכיב הדיגיטלי יאפשר למשתמש לבצע לכידה של רשומות אלקטרוניות ושמירתן למשך התקופה הנדרשת לפי הוראות אלה. • בעת תהליך הלכידה יתווסף לרשומה האלקטרונית מידע נלווה אשר יאפשר את אחזורה על פי אחד מהמאפיינים שפורטו בסעיף 3 לנספח ז'. • הארכיב הדיגיטלי צריך להיות בעל מנגנון חיפוש הכולל דרישות כמפורט בסעיף 4 לנספח ז'. • משתמש לא יהיה רשאי לעשות אחד מאלה, לאחר הלכידה: 1 . לשנות את המידע הנלווה שהתווסף לרשומה אלקטרונית; 2 . למחוק רשומה אלקטרונית או לסמן אותה כמחוקה. • מנהל מערכת יהיה רשאי לעשות כל אחד מאלה, לאחר הלכידה: 1 . לשנות את המידע הנלווה שהתווסף לרשומה אלקטרונית; 2 . לסמן רשומה אלקטרונית כמחוקה. • הארכיב הדיגיטלי יאפשר הפקת פלט חזותי או פלט מודפס של כל אחת מהרשומות האלקטרוניות, כולל המידע הנלווה שלהן, בין כתוצאה מעיון ישיר ובין כתוצאה מבחירת רשומה מתוך רשימה שהוצגה אגב חיפוש. • הארכיב הדיגיטלי ישמור את החתימה הדיגיטלית שבה נחתם מסמך, ויהיה ניתן לאחזר מידע מתוך החתימה, בכל עת, לרבות תקופת החתימה. • הארכיב הדיגיטלי יאפשר יצוא של כל אחת מהרשומות האלקטרוניות ויהיה מצויד בכלי המרה המסוגל לתרגם את הרשומות, לרבות המידע הנלווה שלהן, לקובץ בעל מבנה טבלאי בפורמט מקובל; בחירת הרשומות האלקטרוניות להמרה צריכה להתבצע באופן דומה לחיפוש שהוגדר לעיל )מנגנון חיפוש(. • הארכיב הדיגיטלי ינהל, באופן אוטומטי, קובץ יומן אירועים ) LOG (, שלא ניתן למחיקה או לשינוי, ויאפשר יצוא של קובץ זה לקובץ בעל מבנה טבלאי בפורמט מקובל. • הארכיב הדיגיטלי יצויד במערכת גיבוי ושחזור של כל הרשומות האלקטרוניות לרבות המידע הנלווה שלהן, ובלבד שפעולות כאמור יתאפשרו למנהל המערכת בלבד. תחילתן של הוראות אלה ביום 1 בינואר .2013 .5 הקלה בניהול ספרים בנושא שימוש במערכת דיגיטלית לדיווח על הוצאות עובדים - הנחיות להגשת בקשה להקלה ביום 14 בינואר 2020 פורסמה הודעת רשות המסים לגבי הקלה בניהול ספרים בנושא שימוש במערכת דיגיטלית לדיווח על הוצאות עובדים - הנחיות להגשת בקשה להקלה. בשנים האחרונות נכנסו לשימוש מערכות דיגיטליות מתקדמות לניהול, דיווח ובקרה של הוצאות עובדים בארץ ובחו"ל. במערכות אלו נדרשים העובדים לדווח לחברה המעסיקה על הוצאותיהם השונות, במסגרת עבודתם, הוצאות כגון: טיסות, ארוחות, נסיעה במוניות וכיוצא באלה. כללי שמירת תיעוד החוץ ) האסמכתא לדרישת ההוצאה( נקבעו ב הוראות מס הכנסה )ניהול פנקסי חשבונות(, התשל"ג - 1973 ") ההוראות .(" ההוראות קובעות כי ניתן לשמור תיעוד חוץ שהוא מסמך, כתוצר של סריקה ממוחשבת, אם סריקת 64 רא ו הגדרות המינוחים בנספח ז' להוראות ניהול פנקסים.
RkJQdWJsaXNoZXIy MjgzNzA=