פרק - 3 נתונים רלבנטיים לדוח המס 2025 : הוצאות עודפות, מדרגות מס תקרות ונקודות זיכוי, הלוואות לצדדים קשורים, תרומות, חובת ניהול כפולה, שמירת מסמכים 104 )ד( מקום ואופן שמירת המסמכים: ההוראות לניהול פנקסי חשבונות מחייבות להחזיק את הספרים במען העסק )בישראל, למעט אם נתקבל הסדר מס המתיר שמירת חלק ממערכת החשבונות בחו"ל( שצוין בדין וחשבון השנתי על ההכנסות )מותר להוציאם זמנית רק לשם ביקורת על - ידי רואי חשבון או לשם השלמת רישומים, עיון בהם או ה צגתם או לשם מסירת עדות(. מי שמחזיק את ספריו שלא במען, חייב להודיע על כך לפקיד השומה. ההוראות לניהול פנקסי חשבונות קובעות כי מערכת חשבונות ממוחשבת תשמר על גבי אמצעי אחסון ממוחשבים, ובלבד שתתאפשר הפקה זמינה של פלט מודפס ופלט חזותי. ההוראות מאפשרות לשמור מערכת חשבונות בצורת העתק צילומי ממוזער )מיקרופיש(, אך זאת בתנאים מגבילים מסוימים )על פי המפורט בנספח ד' לסעיף 36 בהוראות לניהול פנקסים(. החל מיום 1 בינואר 2013 ניתן לשמור תיעוד חוץ באמצעות סריקת המסמכים, בכפוף לעמידה בכל התנאים שנקבעו )ראו בסעיף 4 להלן(. גיבוי - יש לערוך גיבוי למערכת חשבונות ממוחשבת )למעט התוכנה לניהול מערכת החשבונות( אחת לרבעון. גיבוי כאמור יישמר במקום שעליו הודיע הנישום בכתב לפקיד השומה אשר שונה ממקום החזקת המערכת הממוחשבת של הנישום. עוד נקבע כי במערכת חשבונות ממוחשבת תתאפשר הפקה זמינה של פלט מודפס וחזותי של מערכת החשבונות הממוחשבת או כל חלק ממנה, וכן מגיבוי כאמור. מסמך ממוחשב ששלח או קיבל הנישום, בחתימה אלקטרונית שבה נחתם, יישמר באמצעי אחסון ממוחשבים, כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של הנישום. לתשומת לבכם - הרישום במערכת החשבונות ייעשה באופן שהוא יישאר קריא וברור למשך התקופה הנדרשת לפי הוראות אלה. בהודעה לציבור מיום 3 בנובמבר 2009 של הרשות למסים, הופנתה תשומת לב לכך שחשיפת נייר טרמי למקור חום, יכולה לגרום לאובדן הפרטים המודפסים על גבי הנייר. לפי כך, נאמר בהודעה, שהוראות ניהול פנקסים מחייבות הן את עורכי תיעוד הפנים להפיק את התיעוד הנמסר ללקוח על גבי נייר באיכות הנדרשת בהוראות והן את ציבור המשתמשים לאחסון בתנאים נאותים, אשר יתרמו לשמירת התיעוד כאמור בהוראות. אי עמידה כאמור לעיל, יכול לגרום למשלוח הו דעות על אי קבילות פנקסים וכן, לאי הכרה בהוצאות. . 4 שמירת תיעוד חוץ כמסמכים סרוקים וממוחשבים בקובץ התקנות 7196 מיום 27 בדצמבר 2012 פורסמו הוראות מס הכנסה )ניהול פנקסי חשבונות( )תיקון(, התשע"ג - 2012 )להלן: " התיקון "( המעדכנות את הוראות שמירת מערכת חשבונות, כך שתתאפשר שמירה של תיעוד חוץ )שובר קבלה, תעודת משלוח, חשבונית, חשבונית מס, הודעת זיכוי, הזמנה - שקיבל הנישום מגורם חוץ ( באמצעות סריקה ממוחשבת ושמירתה בארכיב דיגיטלי, כפי שיפורטו להלן. רשות המסים פרסמה חוזר בנושא: חוזר מס הכנסה 9/2013 : שינויים בהוראות ניהול ספרים - סריקת מסמכים וארכיב דיגיטלי. )א( רקע: )1( הוראות מס הכנסה )ניהול פנקסי חשבונות(, התשל"ג - 1973 )להלן: " הוראות ניהול פנקסים "( מסדירות את אופן ניהול ספרים בידי בעל עסק. )2( ההתפתחות בתחום תקשורת המחשבים והאפשרות להעברת קבצים בין מחשבים באיכות גבוהה, כמו גם, חקיקתו של חוק חתימה אלקטרונית, התשס"א - 2001 , באופן המאפשר את זיהויו הוודאי של החותם ואת הבטחת תוקפן המשפטי של הפעולות המתבצעות באופן אלקטרוני, הביאו את המחוקק לבצע תיקונים להוראות ניהול פנקסים המאמצות את ההתפתחויות הטכנולוגיות.
RkJQdWJsaXNoZXIy MjgzNzA=